個人情報保護法

個人情報の取り扱いに関する基本方針

東双不動産管理株式会社(以下「当社」といいます)は、個人情報を適正に取り扱い、その保護を図ることが重要なことと認識し、以下の方針に従って適切に取り扱ってまいります。この基本方針は、当社の業務に係るすべての従業者(役員、社員、契約社員、嘱託、スタッフ、派遣社員等)が遵守いたします。
1.法令等の遵守
当社は、個人情報の取り扱いに定められた法令、関係省庁のガイドライン、社内規程等を遵守いたします。
2.個人情報の取得
当社は、個人情報および特定個人情報を、適法かつ適正な手段にて取得し、利用目的を定め、公表またはご本人に対して通知いたします。
3.利用目的
当社は、以下の目的のため必要な範囲で当社が取得した個人情報及び特定個人情報を適切に利用いたします。
(1)当社事業における利用目的

①対象となる事業
  • 土地、建物、設備等に係る管理運営、点検、保守、清掃等の事業
  • 不動産業
  • 土木工事、建築工事、大工工事、左官工事、とび・土工工事、屋根工事、電気工事、管工事、タイル・れんが・ブロック工事、舗装工事、板金工事、ガラス工事、塗装工事、防水工事、内装仕上工事、電気通信工事、造園工事、建具工事、消防施設工事、解体工事業の施工、設計、監理およびコンサルタント
  • 一般廃棄物の収集、運搬
  • 警備業
  • 食品類の製造及び販売
  • 食堂の営業
  • 物品の販売(飲食物、食料品、衣料品、日用雑貨、煙草、切手、印紙、建物付属機器等)
  • 放射線の測定、管理、教育、放射性物質の除却および放射性廃棄物管理
  • 環境の調査、測定および環境汚染の修復に関する事業
  • 一般事務処理の委託
  • 労働者派遣事業
  • 倉庫業
  • 駐車場の経営
  • 受付案内業(展示場等諸施設の見学案内等)
  • 損害保険代理店業
  • 電力販売代理店業
  • 旅行業
  • 前各号に附帯関連する事業

②個人情報の利用目的
  • 当社各事業における、契約の締結・履行・アフターサービス、資料・情報のご提供、保守・保全管理、ご相談、およびこれらに伴うご連絡やお問合せに対するお答え。
  • 当社各事業における、郵便物、ダイレクトメール、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング(アンケートのお願い等)活動、ならびに顧客動向分析または商品開発等の調査分析。
  • 上記a.bに付随する業務で上記とは別に、個別の事業・業務の中で利用目的を特定している場合は、その利用目的のために、必要な範囲内で利用させていただきます。なお、当社からご案内する、アンケートおよびダイレクトメールなどが不要な場合には、ご本人からのお申し出により、ご案内を中止させていただきます。

③特定個人情報の利用目的

当社は、以下の法令に基づく個人番号関係事務を処理するため、特定個人情報を利用いたします。
  • 源泉徴収、特別徴収に関わる申告書等作成事務
  • 報酬、料金、契約金、賞金の支払調書作成事務
  • 退職手当金等受給者別の支払調書作成事務
  • 不動産関係支払調書作成事務
4.個人情報の適正管理と社内体制の整備
当社は、業務上必要な範囲内において、取得・保有する個人情報および特定個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努め、紛失、改ざん、漏えい、滅失、き損や不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切と考えられる以下の安全管理措置を講じます。

①個人情報・個人データの適正な取扱いのため、法令及びガイドライン所定が定める各対応を実施するに当たっての方針の策定
②取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の各対応及び責任者と役割を定めた各種規定の策定や改定
③責任者の設置、個人データを取り扱う従業員及び取扱い個人データの範囲の明確化、法及び規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取扱い状況に関する定期点検等の組織的安全管理措置
④個人データについての秘密保持に関する事項を社内規程に記載し、当社の業務に関わるすべての従事者(役員、社員、契約社員、嘱託、スタッフ、派遣社員等)に対し、社内教育・監督を定期的に実施する等の人的安全管理措置
⑤(従業員の入退出管理、)持ち込み機器の制限、個人データを取り扱う機器及び電子媒体・書類の盗難・紛失等を防止するための持ち出し制限・管理等の物理的安全管理措置
⑥個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等の技術的安全管理措置
5.委託先の監督
当社は、業務を委託する際、業務委託先に対し個人情報および特定個人情報等を提供することがあります。この場合、当社は、適切な委託先を選定し、委託先の義務と責任を契約において明確にするとともに、委託先においても安全管理措置が図られるようにする等、必用かつ適切な監督を行います。
6.第三者への提供等
当社は、お預かりした個人情報は、次のいずれかに該当する場合を除き、第三者へ開示、提供はいたしません。
なお、特定個人情報については、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)に定める場合を除き、第三者へ提供いたしません。

①ご本人の同意がある場合
②人の生命・身体または財産の保護のために必要な場合であって、緊急を要するなど、ご本人の同意を得ることが困難である場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
⑤事業の承継に伴って個人情報を提供する場合
⑥利用目的の達成に必要な範囲内において、当社の業務発注先(及び業務委託先)に開示または提供する場合なお、業務委託先に第三者提供を行う場合は、個人情報の取扱いに関する契約の締結等により、当該業務委託先において個人情報の適切な取扱いが確保されるよう必要かつ適切な監督を行います。
⑦その他法令等に基づき第三者に対する開示または提供が認められる場合
7.共同利用について
当社は以下のとおり個人データを共同して利用させていただくことがあります。

①共同利用する者の範囲
東京電力グループのうち、グループ大の出納処理サービスを利用する企業
②共同利用の目的
東京電力グループの統合的な取引上の出納処理のため
③共同利用する情報項目
氏名、住所、電話番号、ファックス番号、会社・団体名、所属部署、口座情報
④共同利用の管理責任者
東京電力ホールディングス株式会社
8.個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等
個人情報についての内容の開示、訂正、削除・利用停止等を求められる場合、当社は、請求された方がご本人であることを確認させていただいたうえで、合理的な範囲、期間において対応させていただきますので、当社窓口までお申し出ください。なお、手続きについては、「個人情報の開示等の手続きについて」をご参照下さい。ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示ができないことがあります。
①ご本人または第三者の生命、身体または財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
②当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③法令に違反することとなる場合
④個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正等または利用停止等の義務を負わない場合
9.お問い合わせ窓口
ご意見、ご質問、苦情のお申出その他利用者情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。

〒979-0403 福島県双葉郡広野大字下浅見川字広長44番地3 広野みらいオフィス6F
東双不動産管理株式会社
個人情報取扱責任者 宛
℡   0240-25-8333
Mail  tosofudousan@tsf.tgn.ne.jp

個人情報の開示等の手続きについて

当社の事業における個人情報の開示等につきましては、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます)の規定に基づき、個人情報保護法に定める「保有個人データ」について、ご本人または代理人からの開示、訂正、利用停止等の請求があった場合は、以下のとおり対応させていただきます。
1.個人情報の開示について
(1)開示請求できる方
原則としてご本人です。ただし、ご本人が委任した代理人、未成年者または成年被後見人の法定代理人は、ご本人に代わって個人情報の開示請求をすることができます。

(2)開示請求の方法について
開示請求を希望される場合は、下記(3)の請求先に、希望する開示方法(書面もしくは電磁的記録等)をお伝えください。なお請求に際しては下記①または②の書類が必要になります。おそれいりますが、請求に係る郵送料や通信料はご負担願います。

①ご本人が請求される場合
・ご本人であることを確認する書類(個人番号の記載がないもの)
運転免許証(両面)、パスポート、健康保険の被保険者証、住民票の写しなど
※ 健康保険証(被保険者証)のコピーについては、記号・番号等を復元できない程度にマスキングしたものをご用意ください。

②代理人が請求される場合
・上記①の開示等対象者のご本人確認書類(個人番号の記載がないもの)
・代理人ご本人の確認書類(個人番号の記載がないもの)
運転免許証(両面)、パスポート、健康保険の被保険者証、住民票の写しなど
※ 健康保険証(被保険者証)のコピーについては、記号・番号等を復元できない程度にマスキングしたものをご用意ください。
・代理人資格の証明書類
①委任状および印鑑証明書、戸籍謄本または抄本、成年後見の登記事項証明書など
(発行日より3か月以内の原本)
②運転免許証(両面)、パスポート、健康保険証、住民票の写し
※ 健康保険証(被保険者証)のコピーについては、記号・番号等を復元できない程度にマスキングしたものをご用意ください。

(3)請求先
次の宛先にお電話、電子メール、郵便等でご連絡下さい。請求方法についてご説明いたします。

福島県双葉郡広野大字下浅見川字広長44番地3
東双不動産管理株式会社
個人情報管理者 宛
℡ 0240-25-8333
MAIL tosofudousan@tsf.tgn.ne.jp
(4)手数料について
回答書を交付する場合、回答書の送付方法により実費相当分を手数料とさせていただきます。実費相当分については、送付前にお伝えいたします。その場合は、実費相当分をお振込み願います。

(5)開示に対する当社の対応について
①開示請求の受付にあたって
開示請求は、対応箇所が別にあるときは、回答のため対応箇所に引き継ぎます。
また、記入していただいた開示請求書等の内容について、後日、対応箇所より確認のためご連絡させていただく場合があります。

②開示するかどうかの決定
開示請求をいただいた場合には、当社は原則として2週間以内に開示するかどうかを決定し、その旨をお知らせいたします。
ただし、事務処理上どうしても困難なとき、その他正当な理由があるときは、その期間を延長する場合があります。
なお、当社における開示の対象は、個人情報保護法に定める「保有個人データ」に限定させていただきます。

③開示の実施
当社が個人情報を開示する旨決定した場合には、手数料を入金確認後、速やかに開示いたします。また、開示請求に対する回答は、ご本人の住民票上の住所への郵送もしくは電磁的方法にて行います。

④開示できない場合
当社は、次のいずれかに該当する場合には、個人情報の全部または一部を開示しないことがあります。その場合は理由をお知らせいたします。

・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
・当社の定める手続きに従った開示請求がなされない場合
・開示請求の対象である個人情報の種類および範囲が特定されていない場合
・当社が本人に関する保有個人データを保有していない場合
・本人確認書類または代理人資格を有する証明書類に不備があるなど、ご本人であること、または代理人資格があることの確認ができない場合
・その他法令等に基づき、当社が開示義務を負わない場合
2.個人情報の訂正、追加、削除について
ご自身の個人情報の内容が事実でないとお考えの場合には、当社に対して個人情報の訂正、追加、削除(以下、「訂正等」といいます)を請求することができます。
この場合、当社は、業務運営上必要な範囲内において正確な内容への訂正等を実施します。なお、訂正等を行った場合にはその内容を、訂正等を行わない場合にはその理由をお知らせいたします。

(1)訂正等の請求ができる方
原則として、ご本人です。ただし、ご本人が委任した代理人、未成年者または成年被後見人の法定代理人は、ご本人に代わって個人情報の訂正等の請求をすることができます。

(2)訂正等の請求の方法について
訂正等の請求を希望される場合は、1.(3)の請求先までご連絡ください。なお請求に際しては下記①または②の書類が必要になります。おそれいりますが、請求に係る郵送料や通信料はご負担願います。に必要事項をご記入のうえ、上記「1.(2)開示請求の方法について」と同様に、必要書類をご同封いただき、該当箇所にご郵送下さい。

(3)手数料について
個人情報の訂正、追加、削除に関する手数料は無料です。
3.個人情報の利用停止、消去について
ご自身の個人情報を、当社が法令に違反して取得または利用しているとお考えの場合には、当社に対して個人情報の利用停止または消去(以下、「利用停止等」といいます)を請求することができます。
この場合、当社は必要な調査を行い、違反の事実が確認されたときは、法令等に定める範囲内で個人情報の利用停止等を行います。

(1)利用停止等の請求ができる方
原則として、ご本人です。ただし、ご本人が委任した代理人、未成年者または成年被後見人の法定代理人は、ご本人に代わって個人情報の利用停止等の請求をすることができます。

(2)利用停止等の請求の方法について
「個人情報開示等請求書」に必要事項をご記入のうえ、上記「1.(2) 開示請求の方法について」と同様に、必要書類をご同封いただき、該当箇所にご郵送下さい。

(3)手数料について
個人情報の利用停止、消去に関する手数料は無料です。
4.個人情報の利用目的の通知について
当社では個人情報の利用目的をこのホームページで公表しています。
これによらず、ご自身の個人情報の利用目的をご覧になりたい場合には、当社に対して個人情報の利用目的の通知請求をすることができます。
この場合、当社は、個人情報の利用目的を速やかにお知らせいたします。

(1)利用目的の通知請求ができる方
原則として、ご本人です。ただし、ご本人が委任した代理人、未成年者または成年被後見人の法定代理人は、ご本人に代わって利用目的の通知請求をすることができます。

(2)利用目的の通知請求の方法について
次の宛先にお電話、電子メール、郵便等でご連絡下さい。請求方法についてご説明いたします。

福島県双葉郡広野大字下浅見川字広長44番地3
東双不動産管理株式会社
個人情報管理者 宛
℡ 0240-25-8333
MAIL tosofudousan@tsf.tgn.ne.jp

(3)手数料について
利用目的の通知請求に関する手数料は無料です。
5.個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
福島県双葉郡広野大字下浅見川字広長44番地3
東双不動産管理株式会社
個人情報管理者 宛
℡ 0240-25-8333
MAIL  tosofudousan@tsf.tgn.ne.jp

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